Hướng dẫn cài đặt và sử dụng phần mềm chấm công Mita Pro V2

Phần mềm chấm công Mita Pro V2 phiên bản chạy trên nền Access cài đặt dễ dàng phù hợp với hầu hết các windows hiện tại dùng để kết nối máy tính với máy chấm công và truy xuất giờ làm việc của nhân viên .

Phần mềm chấm công Mita Pro V2 cũng giống như Mita Pro V1 cho chúng ta các bảng chấm công hàng ngày, bảng chấm công theo tháng bằng excel, bảng chấm công theo giờ bằng excel và rất nhiều báo cáo chi tiết khác bằng excel rất tiện dụng và hoàn toàn tự động.

Phần mềm chấm công Mita Pro V2 hỗ trợ kết nối với máy chấm công rất hiệu quả thông qua USB, mạng lan và cả kết nối từ xa cho việc quản lý và truy xuất dữ liệu dễ dàng dù bạn ở bất cứ nơi nào có internet và máy tính.

Chúng tôi xin gửi đến Quý Khách Hàng các bước chi tiết khi cài đặt và sử dụng phần mềm chấm công Mita Pro V2 để qua đó Quý Khách có thể chủ động hơn trong việc cài đặt và sử dụng phần mềm.

Hướng dẫn các bước tự Cài đặt và sử dụng phần mềm Mita Pro V2

Trước tiên Chạy file setup MitaProV2 trên đĩa kèm theo máy hoặc tải về tại đây: Mita Pro V2

I. Cài đặt phần mềm

Mở phần mềm Mita Pro V2 chạy file .exe

+ Nhấn Next -> Next -> Next

+ Chọn Complete > Next

+ Nhấn Install sau đó Finish

II. Hướng dẫn sử dụng phần mềm

Khi cài xong và tiến hành chạy ta sẽ được giao diện đăng nhập

1. Kết nối dữ liệu

+ Nhấn vào nút Tùy chọn (để chọn dữ liệu ở ổ lưu phần mềm, nếu không chọn dữ liệu thì phần mềm không thể đăng nhập được)

+ Nhấn vào nút ''…'' (để chọn đường dẫn đến thư mục Data nằm ở ổ C hoặc D. Sau đó ta chọn đường dẫn vào thư mục Data vào nơi vừa cài phần mềm.) File MITACOACCESS.

>> Ta tiếp tục nhấn vào Kiểm tra kết nối và Cập nhật.

+ Nếu thành công phần mềm sẽ hiện thông báo:

+ Nếu báo lỗi Ta click chuột phải vào phần mềm chọn Properties

>> Nhấn vào Compatibility và chọn tích vào Run this program as an administrator

+ Sau khi tiến hành làm các bước trên ta vào lại phần mềm chọn tùy chọn và trỏ đường dẫn data vào phần mềm.

2. Đăng nhập phần mềm

+ Tên người dùng và mật khẩu mặc định khi cài phần mềm sẽ là admin

+ Sau khi đăng nhập vào phần mềm chúng ta sẽ được giao diện

3. Đăng ký DLL

+ Trên thanh menu ta nhấn vào Trợ giúp (chọn Windows 32bits hoặc Windows 64bits tùy theo phiên bản hệ điều hành của bạn)

>> Sau khi chạy thành công chúng ta sẽ được giao diện

4. Khai báo và kết nối máy chấm công

+ Sau đó ta vào Menu > Máy chấm công > Khai báo máy chấm công (để tiến hành khai báo và đăng kí MCC - máy chấm công)

>> Ta chọn Thêm mới >
+ Kiểu kết nối TCP/IP (nếu kết nối máy chấm công bằng dây cáp mạng đến modem/ wifi).
+ Ở phần địa chỉ IP ta chỉnh sao cho trùng với địa chỉ IP hiện tại của máy tính và thay đổi phù hợp với trên máy chấm công.

+ Cách xem địa chỉ IP mạng của máy tính đang sử dụng :

>> Ở góc phải màn hình ta click vào biểu tượng mạng và chọn Open internet and sharing Center, chọn vào tên mạng đang sử dụng. ( ví dụ sau là máy tính bắt mạng qua Wifi - máy tính bắt mạng qua dây mạng Lan cũng tương tự)

+ Chọn Details sẽ xuất hiện 1 bảng mới, ta nhìn vào dòng Ipv4 Address đó là IP của máy tính.

+ Để xem được địa chỉ IP trên máy chấm công ta vào Menu và làm theo các cách bên dưới tùy theo từng loại máy:

Menu> thiết lập liên kêt > Ethernet
Menu> kết nối mạng
Menu> Hệ thống > thông tin

+ Ta sẽ đổi IP trên máy chấm công tùy vào lớp mạng hiện tại đang sử dụng trên máy tính.

Ví dụ: Hiện tại lớp mạng hiện tại như hình trên là 192.168.1.55. Ta giữ nguyên 3 dãy số đầu và thay đổi số cuối là 192.168.1.201

Sau khi đã đổi IP của máy chấm công trùng với lớp mạng của máy tính ta tiến hành đăng kí và sử dụng máy chấm công.

Click vào Đăng ký MCC sau đó bảng Đăng ký máy chấm công sẽ xuất hiện.
Nhấn Kết nối dãy số Serial sẽ hiện ra
Ta tiến hành nhập mã đăng ký in trên bìa đĩa ( Nếu bị mất mã đăng ký vui long liên hệ với công ty để được cung cấp lại)
Nhấn Đăng ký

5. Tải và sửa tên nhân viên

+ Trên thanh menu phần mềm ta chọn Máy chấm công > Tải nhân viên về máy tính

+ Trên bảng tải nhân viên máy tính, ta chọn Duyệt từ máy chấm công sau đó các mã nhân viên đã đăng kí vân tay sẽ duyệt từ máy chấm công về máy tính. Ta nhấn tải về để nhân viên từ máy chấm công về máy tính.

+ Ta vào thanh Menu > nhân viên > Quản lý nhân viên để kiểm tra các mã nhân viên vừa tải xuống và tiến hành sửa tên nhân viên và tên chấm công ( tên chấm công không gõ dấu). Lưu lại khi đã thao tác đổi tên xong.

6. Tải nhân viên lên máy chấm công

+ Để chuyển nhân viên vừa đổi tên lên máy chấm công ta vào menu Máy chấm công > Tải lên máy chấm công

+ Sau khi thao tác xong sẽ được.

7. Tạo phòng ban

+ Để tạo phòng ban cho nhân viên ta vào menu> nhân viên >Sơ đồ quản lý

+ Phòng ban thuộc khu vực và chức vụ nằm trong phòng ban. Lưu ý: Nhớ thêm mới sau mỗi lần tạo phòng ban

8. Tạo ca làm việc

+ Trên thanh menu ta chọn > Chấm công > ca làm việc

+ Thêm mới trước khi muốn tạo ca. Ở đây ví dụ sẽ tạo 1 ca hành chính giờ làm việc từ 7h30-17h

+ Giải thích giờ xác định ca:

Bắt đầu ra: cho sớm hơn giờ vào làm việc khoảng 1-2 tiếng
Kết thúc vào: Cho khoảng giữa giờ làm việc. Ví dụ giờ làm việc là: 7h30 kết thúc làm việc là :17h thì sẽ cho khoảng giữa giờ là 12h
Bắt đầu ra: Cho sau giờ kết thúc vào
Kết thúc ra: Là giờ qui định để máy hiểu giờ ra của máy chấm công. Ở đây để không giới hạn sẽ là 23:59

9. Tạo lịch trình vào ra

+ Cho phép phần mềm hiểu được giờ vào, giờ ra

+ Ta vào Menu> Chấm công > Lịch trình vào ra. Nhấn thêm mới và chọn lịch trình phù hợp với thực trạng công ty. Thường thì sẽ để “Tự động ( không qua đêm)” và “giờ đầu là vào giờ cuối ra trong 1 ngày”

+ Sẽ có giải thích ý nghĩa của các lịch trình khi ở bảng bên dưới khi ta chọn.

Chọn từ máy: Giờ VÀO hay Giờ RA sẽ nhận từ máy chấm công. Khi bấm Check In trước khi chấm công là VÀO, bấm Check Out trước khi chấm công là RA.
Tự động- không qua đêm ( không qua ngày): Khi chạy báo cáo hệ thống sẽ lấy lần chấm công đầu là VÀO, lần chấm công kế tiếp là RA. Tuy nhiên sự lựa chọn sẽ phụ thuộc vào ba thông số trên.
Theo ID máy: Chúng ta sẽ thiết lập mã ID máy ở trên máy chấm công, cách này dung cho những cty cần nhiều máy để quản lý chấm công. Khi chấm công ở máy có ID là 1, 3, 5, 7, 9 sẽ là VÀO. Khi chấm ở máy có ID là 2, 4, 6, 8, 10 sẽ là RA.
Tự động- qua đêm: Dành cho những nhân viên làm ca đêm- qua ngày. Lần đầu của ngày hôm nay là giờ vào, lần thứ 2 của ngày hôm sau sẽ là giờ ra.
Phân theo giờ :Khi chạy báo cáo giờ chấm công sẽ được chọn giờ nào là giờ VÀO, giờ nào là giờ RA. Nó phụ thuộc vào phần khai báo ở phần khai báo khoảng giờ VÀO RA
Giờ đầu vào- giờ cuối ra trong 1 ngày: Lần chấm công đầu tiên được xem là giờ VÀO, lần chấm công cuối cùng được xem là giờ RA. Bỏ qua tất cả các giờ chấm ở giữa, chỉ áp dụng chấm công trong ngày.
Tính theo giờ: Dựa vào số giờ nhân viên làm trong 1 ngày để quy ra công

10. Tạo lịch trình ca làm việc

+ Tạo ca làm việc cho các bộ phận vào các ngày trong tuần.

+ Chọn thêm mới > đặt tên cho lịch trình

+ Chọn ca cho tất cả > Chọn ca làm việc đã tạo và gán vào các ngày trong tuần > Đồng ý

11. Gán ca cho nhân viên

+ Gán lịch trình vào ra và lịch trình làm việc cho nhân viên.Việc này phải làm thường xuyên khi cập nhật nhân viên mới từ máy chấm công về máy tính.

+ Trong bảng sơ đồ công ty ta chọn danh sách nhân viên mới hoặc Công ty nếu đã chuyển nhân viên vào phòng ban > chọn nhân viên > gán lịch trình vào-ra > gán lịch trình làm việc và lưu sắp xếp.